Monatsdaten gesammelt exportieren
Der Lohnexport bündelt die für einen Abrechnungszeitraum vorhandenen Arbeitszeitdaten. Wähle den gewünschten Monat und erstelle zunächst einen Lohnlauf. eingeplant berechnet Sollzeit, Istzeit, Mehrarbeit sowie vorhandene Nacht-, Sonn- und Abwesenheitswerte für die enthaltenen Mitarbeitenden.
Erst prüfen, dann freigeben
Ein neuer Lauf beginnt als Entwurf. Kontrolliere fehlende Zeitbuchungen, offene Korrekturen und ungewöhnliche Abweichungen. Setze den Status danach auf Prüfung und schließlich auf Freigegeben. Erst ein geprüfter Datenbestand sollte als CSV an die Lohnabrechnung übergeben werden.
Der Export ersetzt keine fachliche Lohnabrechnung. Tarifliche Zuschläge, steuerliche Behandlung und individuelle Vereinbarungen müssen durch die zuständige Stelle geprüft werden.
Datei sicher behandeln
Die CSV enthält personenbezogene Beschäftigtendaten. Speichere sie nur in dafür vorgesehenen, zugriffsgeschützten Ordnern und sende sie nicht unverschlüsselt an beliebige Empfänger. Dokumentiere, welcher Zeitraum und welcher Freigabestand verwendet wurde. Wird nach dem Export noch eine Zeitkorrektur genehmigt, muss geprüft werden, ob ein neuer Export oder eine Korrektur im Abrechnungssystem erforderlich ist.